DMS

[tassilo]

Moin Moin

ich bin ja immer noch auf meiner suche etwas "nützliches" mit  meinen alten unix kisten zu tun das man auch benutzten kann und mit dem ich mein holdes weib "anfreunden" kann.

kurzum nach langen schlaflosen nächten ist mir dann ein dms (document management system) eingefallen. hatte sowas mal bei einem kunden gesehen.
1xe450 als dms server, 1xu1 mit dokumenten scanner als eingabe und beliebige winnt stationen als "clients".

war -imho- eine von der firma selbstentwickeltes system.

kenn jemand ein gutes und vor allem einfaches dms system für unix? muss nicht solaris sein. nur "oss"/"günstig"

da ich im papier "ertrinke", meine frau jedes mal beim "ablegen/sortieren" flucht wäre das doch ne gute möglichkeit das nützliche mit dem "spass" zu verbinden.

ja ich weis es gibt recht nette software für windows für ein paar hundert euro oder manchmal sogar gratis zu dem doku-scanner dazu...
und da wir beim thema sind, kann jemand für kleines geld einen solchen empfehlen?

auf ebay gibts z.b. nen "HP SCANJET 5590" für so ca 100 euro. macht duplex und automatischen einzug. hat jemand erfahrung damit?

was ich von der software erwarte : ausgabe als tiff oder pdf. genial wäre eine möglichkeit den text der dokumente zu extrahieren und ein einfaches rechtesystem. z.b. könnte ich dann meinem steuerberater zugriff zu den rechnungen geben, aber private post nicht. etc pp.

sachen wie versionskontrolle und revisionieren sind für mich privat eher nicht so wichtig.
ich weis das man jeder der genannten sachen schon recht nett mit z.b. linux tools machen kann (denke dann gibts das auch für unix) ich würde aber ein "alles aus einer hand" packet bevorzugen.
gefunden hab ich nur "agorum core" was mir aber nicht so zusagt.

naja wie gesagt iss ein spezieller "wunsch" aber vielleicht kennt jemand eine passende software.

grüße

tassilo

[AndreasF]

Ich hatte mit sowas schon zu tun. So ganz einfach ist das ganze nicht. Es kommt ja noch ein OCR Schritt dazu. Zudem muß das ganze sinnvoll mit den Metadaten verknüpft werden.
Der Workflow mit dem Ich zu tun hatte sah wie folgt aus:
1. Eingang des Dokuments. Barcode zur späteren zuordnung wurde aufgeklebt
2. Scannen
3. OCR
4. Validieren. Gescannte Daten wurden mit Bild abgeglichen

Da fällt mir auf, daß ich gar keine Ahnung habe, wann die Dokumente mit den Daten im SAP verknüpft wurden. Sie konnten nur später direkt daraus aufgerufen werden.
DMS war ImageMaster auf SUN Maschinen. OCR Software von Océ, auf Windows Clustern.

Es gibt sicher Open Source DMS. Aber einen vernünftigen Workflow umzusetzen halte ich für sehr schwierig und für den privaten Papierverkehr für nicht vertretbar. Man kann sicher jeden einzelnen Schritt irgendwie umsetzen, aber das Zusammenspiel ist schwierig. Und ohne das bleibt es bei viel Handarbeit.

[Ebbi]

Es ist mir zwar etwas peinlich das in einem Unix-Forum zu erwähnen, aber erstens würde ich dafür moderne und energiesparende Hardware nehmen und zweitens könnte das doch mit einem Sharepoint Server funktionieren.

[tassilo]

Es ist mir zwar etwas peinlich das in einem Unix-Forum zu erwähnen, aber erstens würde ich dafür moderne und energiesparende Hardware nehmen und zweitens könnte das doch mit einem Sharepoint Server funktionieren.

wie gesagt ich weis das es software quasi kostenlos gibt aber mit windows und das läuft halt nicht so gut auf einer sparc z.b.
bei dem multifunktionsscanner den ich mir mal gekauft habe gabs für kleines geld eine software die aus den scanns direkt durchsuchbare pdf's machte und die dann in virtuellen "leizordnern" speicherte und die konnte man dan versch. gruppen freigeben. an sich genau das was ich suche, aber halt kein grund den ich aufführen könnte um mich etwas mehr mit meinen "lieblingen" zu beschäftigen. ok dachte ja schon an eine penguin karte mit einem windows aber das iss dann sogar mir etwas zu "abgedreht"...

grüße

tassilo

[Toktar]

Wie Andreas schon schrieb, ist für ein DMS die OCR-Software das wichtigste. Ohne gute OCR kannste die eingescannten Bilder nicht verschlagworten und findest damit nie wieder was in dem Wust an Dokumenten.
Gute OCR ist aber leider teuer, freie OSS OCR habe ich noch nicht gefunden, die etwas taugt.

Vielleicht ist das was für Dich, wir haben mal mit den Gedanken gespielt die einzusetzen.

http://www.archivista.ch/de/

[Tschokko]

und zweitens könnte das doch mit einem Sharepoint Server funktionieren.

Ach du Schande... wenn du dich damit mal näher auseinandersetzen musst und gar in die Tiefe gehen musst, wirst du gewiss niemanden mehr Sharepoint empfehlen.

Gruß
Tschokko

[Ebbi]

Das könnte vielleicht sein.
Ab und zu fasse ich mal an einen ProductPoint von PTC, aber das ist kein ganzer SharePoint, sondern nutzt nur die SharePoint Services.

[Tschokko]

Das könnte vielleicht sein.
Ab und zu fasse ich mal an einen ProductPoint von PTC, aber das ist kein ganzer SharePoint, sondern nutzt nur die SharePoint Services.

Mit SPS kann ich noch leben, aber den MOSS finde ich echt grausam, wenn gleich die optimale Office Integration sicherlich ein riesiger Pluspunkt für MOSS ist. Dennoch ist und bleibt es eine schauderhafte Software.

Gruß
Tschokko

[tassilo]

Moin Moin

na da kahmen ja schon einige gute "ideen/hinweise"

das mit der ocr stimmt. gabs da nicht vor ein paar jahren ein -imho- recht erfolgreiches ocr paket das in die oss gegeben wurde? mir fällt aber der name grad nicht ein, ich werds aber mal google anvertrauen da gibts bestimmt was
die idee mit den barcodes halte ich für sehr nett. ich frage mich aber grad ob man das "darf" weil ja ofizielles dokument und so. auf der anderen seite kann ich ja n "bezahlt" stempel oder sowas auch draufstempeln..iss 4 me das gleiche. werd mal den steuerberater fragen vielleicht weis der sowas...

[marmorkuchen]

Hallo,

meinst Du tesseract?

http://code.google.com/p/tesseract-ocr/

Gruß

Sven

[karakal]

Hi!

Also ich setze schon seit Jahren Alfresco www.alfresco.org ein.

Läuft bei mir in einer VMWare auf dem Intranetserver, ist per Webpage nach draußen zu erreichen... Als Scanner verwende ich ein All-In-One Geräte von HP (HP Officejet 7680), der das ganze in PDFs verwandelt. den OCR-Text hinter die Rechnung als Bild.
Jede Korrespondenz die einlangt, wird sofort gescannt und vernichtet. Wenns eine Rechnung ist, erst nach Bezahlung derselbigen.

In Alfresco habe ich mir die ganzen Sachen schön in Ordnern (heißen da Spaces) angeordnet und tagge sie dann noch schnell (z.B. Steuererklärung 2010), dann brauche ich für meinen Steuerberater nur das entsprechende Tag herausziehen und er kriegt per Mail alle PDFs und ist glücklich, weil die gleich sortiert sind und er net nochmal sortieren muss...

Funkt schon sein paar Jahren sehr zufriedenstellend und verringert nachweislich das Papierchaos.

Achja: Verträge werden natürlich nur eingescannt und nicht vernichtet. Die behalte ich mir dann doch lieber im Original auf...

[DanielW]

Hallo,

muss man Rechnungen nicht mindestens 6 Jahre im Original aufbewahren oder sind die Zeiten vorbei ?

Viele Grüße,

Daniel

Hi!

Also ich setze schon seit Jahren Alfresco www.alfresco.org ein.

Läuft bei mir in einer VMWare auf dem Intranetserver, ist per Webpage nach draußen zu erreichen... Als Scanner verwende ich ein All-In-One Geräte von HP (HP Officejet 7680), der das ganze in PDFs verwandelt. den OCR-Text hinter die Rechnung als Bild.
Jede Korrespondenz die einlangt, wird sofort gescannt und vernichtet. Wenns eine Rechnung ist, erst nach Bezahlung derselbigen.

In Alfresco habe ich mir die ganzen Sachen schön in Ordnern (heißen da Spaces) angeordnet und tagge sie dann noch schnell (z.B. Steuererklärung 2010), dann brauche ich für meinen Steuerberater nur das entsprechende Tag herausziehen und er kriegt per Mail alle PDFs und ist glücklich, weil die gleich sortiert sind und er net nochmal sortieren muss...

Funkt schon sein paar Jahren sehr zufriedenstellend und verringert nachweislich das Papierchaos.

Achja: Verträge werden natürlich nur eingescannt und nicht vernichtet. Die behalte ich mir dann doch lieber im Original auf...

[karakal]

Hallo,

muss man Rechnungen nicht mindestens 6 Jahre im Original aufbewahren oder sind die Zeiten vorbei ?

Viele Grüße,

Daniel

Bis jetzt hat sich zumindest noch keiner aufgeregt... Aber schaun mer mal....

[DanielW]

Hmm ich habe noch dunkel in Erinnerung, dass man Rechnungen etc eben 6 Jahre aufbewahren muss und
jahresabschlüsse etc. 10 jahre aufbewahren muss.
Ich würde mal beim Steuerberater nachfragen, wenn die mal ne Betriebsprüfung machen und  Du hast
notwendige Originale nicht mehr, dann machen die richtig Ärger...

Viele Grüße,

Daniel

Hallo,

muss man Rechnungen nicht mindestens 6 Jahre im Original aufbewahren oder sind die Zeiten vorbei ?

Viele Grüße,

Daniel

Bis jetzt hat sich zumindest noch keiner aufgeregt... Aber schaun mer mal....